Це ключовий елемент сталого управління всім складським господарством, оскільки завдяки детальним знанням про кількості і типи продукції, що зберігається, покращується хід складських операцій і, як наслідок, також діяльність всього підприємства. Незалежно від того, чи необхідний через специфіку конкретного складу регулярний контроль запасів (це стосується, перш за все, компаній, що здійснюють виробничі процеси, що обробляють продукцію, що часто змінюється, або повернення клієнтів), або достатньо періодичного контролю, цей етап складської роботи необхідний для його ефективної роботи та підвищує прибутковість компанії.
Баланс парафій та відпусток – запорука ефективної складської роботи
Мінімізація витрат на технічне обслуговування та максимізація прибутку в результаті ефективного обслуговування – мета кожної компанії. Те саме і з компаніями, що займаються складською логістикою. Це тим простіше, що оптимальніший розмір замовлення і тим ефективніше можна забезпечити правильний баланс запасів. Їхній дефіцит/відсутність не тільки порушує ефективну роботу складу, але й піддає виробника або постачальника наріканням з боку клієнтів. Проте надлишок теж невигідний: він збільшує витрати на зберігання і – особливо у випадку продукції з коротким терміном придатності – викликає ризик закінчення терміну придатності або втрати якості. Щоб уникнути такого ризику, на складах встановлений рівень так званого мінімальний запас і точка замовлення, тобто час, коли необхідно розмістити замовлення на поповнення ресурсів. Таким чином, вони забезпечують баланс між прийнятими та виданими товарами та визначають рівень їх доступності.
Процес інвентаризації
Процес може здійснюватися вручну або з використанням більш менш розвиненої автоматизації. У першому випадку завдання виконують оператори, які за позиціями порівнюють відповідність асортименту, що зберігається на складі, каталогізованого переліку продукції і фіксують це вручну в документації. Ризик помилок робить цей метод практично непридатним для великих компаній з високим рівнем запасів та високою оборотністю. Проміжним рішенням можуть бути електронні таблиці (наприклад Excel), які використовуються для підготовки списку товарів, зібраних на складі. У порівнянні з аркушем паперу вони оснащені спеціальними шаблонами для інвентаризації, що дозволяють безпосередньо отримувати дані зі зчитувачів штрих-кодів. Однак вони все одно не виключають ризику помилок, оскільки дані також вводяться вручну. Найнадійніший метод керування запасами забезпечує система WSM, яка керує асортиментом повністю автоматично, прискорюючи контроль запасів та виключаючи помилки. Програмне забезпечення фіксує всі надходження та відпустки товарів, гарантуючи цим комплексний та безпечний контроль процесів, що відбуваються на складі. Автоматизація процесу означає, що коефіцієнт IRA (Inventory Record Accurancy), тобто відповідність даних у системі фактичних запасів на складі, близький до досконалості.
Коли та хто має проводити інвентаризацію?
Частота інвентаризації залежить від кількох факторів, у тому числі: розмір складу і кількість SKU, що зберігаються, і кількість операторів. Воно може бути періодичним (що проводяться через регулярні проміжки часу, за графіком – наприклад, щоквартально, піврічно чи щорічно), частковим чи постійним. Останній зі згаданих варіантів (постійні запаси) є найбільш оптимальним рішенням, оскільки товар оновлюється на постійній основі, в режимі реального часу завдяки безперервній реєстрації всіх потоків (як надходжень, так і відпусток товарів, а також як внутрішній транспорт). Однак для її реалізації необхідне залучення автоматичної системи моніторингу WMS, тому постійні запаси – доля великих складів, для яких вигоди у вигляді зниження витрат на логістику та виключення помилок у складських операціях переважують (значні) вартість установки WSM. У випадку з дрібнішими закладами в гру вступають два інші методи, зокрема часткова інвентаризація (що передбачає перерахунок одних позицій асортименту частіше, ніж інших, з урахуванням їх загальних характеристик або рівня ротації), є менш трудомісткою та трудомісткою. енергоємна і точніша, ніж періодична інвентаризація, яка може порушувати роботу складу через регулярні проміжки часу. Також важливо визначити людей, відповідальних за інвентаризацію, оскільки відсутність жорсткої ієрархії та виконання завдань різними підрозділами роблять процес неефективним. Експерти рекомендують, щоб цим займався один відділ складського обліку, завданням якого є контроль продукції від постачання до відпуску товару.
Фізична чи бухгалтерська інвентаризація?
Кожен із них має свою специфіку. Інвентаризація передбачає перевірку фактичної відповідності виду та кількості товарів, що зберігаються на складі, їх обліку в системі. При виявленні невідповідностей можна спробувати виявити причину (крадіжка, помилки комплектації тощо) і вжити заходів протидії. Облік інвентаризації застосовується для відображення грошової вартості товарів, що зберігаються, з метою визначення відповідності вартості отриманих товарів вартості поставлених товарів. Облікової інвентаризації рекомендується передувати фізичному огляду – інформація про фактичну кількість товарів дозволить надати їм грошову вартість.
Короткий зміст
Управління запасами одна із видів діяльності, мають ключове значення для ефективної та прибуткової роботи підприємства. Це дозволяє організувати поповнення запасів, правильне використання складських ресурсів, ефективну підготовку замовлень або плавне реагування на попит, що змінюється. Підвищення ефективності у цих сферах також дозволяє покращити та зміцнити імідж компанії.
Автор повідомлення:
Моніка Сойка — Фахівець з маркетингу
Джерело інформації для статті надав: BekuPlast
